Doc2Archiv™: Dokumente archivieren und durchsuchen

Lizenztyp Einmaliger Kauf

Benutzertyp Einzelperson Kleinbetrieb Mittelständisches/großes Unternehmen Lite ohne Datenbank

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€39,99 EUR

Sale z.Zt. nicht verfügbar

Inkl. Steuern. Versand kostenfrei ab 50 €.

Beschreibung

Windows-Software für Volltextsuche, OCR und datenbankgestützte Dokumentenarchivierung – als ein Produkt mit unterschiedlichen Lizenzvarianten. Die Lite-Version unterstützt keine Datenbanken.

Hersteller

bdp Software- & IT-Beratung, 28879 Grasberg
www.software-bdp.de

Produktbeschreibung/Hilfe (PDF)

Technische Daten / Produktsicherheit

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Produkttyp	Download
Verfügbar	11.2024
Lieferfrist	sofort verfügbar nach Zahlungseingang
Hersteller	bdp Software- & IT-Beratung
Download Format	MSI
Dateigröße	120 MB
Betriebssystem	Windows 11, 64-bit und höher
Systemvoraussetzungen	Hardware: mind. 1 GB Hauptspeicher, mind. 1 GB freier Festplattenspeicher, Display 1920x1080
Lizenztyp	Lizenz für 1 PC nicht zeitlich begrenzt

Vollständige Details anzeigen

Doc2Archiv™ – Dokumente archivieren und wiederfinden

Doc2Archiv™ unterstützt Sie dabei, Dokumente zu erfassen, Inhalte durchsuchbar zu machen und benötigte Unterlagen schneller wiederzufinden. Die Windows-Anwendung verarbeitet unter anderem PDF-Dateien, eingescannte Dokumente, Office-Dateien und elektronische Rechnungen.

Abhängig von der gewählten Lizenz kann Doc2Archiv™ vorhandene Ordner durchsuchen oder Dokumente zusammen mit ihren ausgelesenen Inhalten in einer SQL-Datenbank archivieren.

Dokumente schneller finden

Volltextsuche

Doc2Archiv™ liest die Inhalte unterstützter Dokumente aus. Anschließend können die Dateien anhand von Begriffen aus dem Dokument durchsucht und wiedergefunden werden.

OCR-Texterkennung

Bei eingescannten PDF-Dateien und anderen bildbasierten Dokumenten kann die integrierte OCR-Erkennung den enthaltenen Text erfassen und für die Suche bereitstellen.

Originaldateien erhalten

Im Archivierungsbetrieb bleibt die ursprüngliche Datei erhalten. Das Dokument kann aus dem Suchergebnis heraus geöffnet, gedruckt oder exportiert werden.

E-Rechnungen verarbeiten

Auch elektronische Rechnungen in Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD können in die Dokumentenverwaltung einbezogen werden.

Zwei Nutzungsarten in einer Anwendung

Doc2Archiv™ und Doc2Archiv™ Lite sind keine getrennten Programme. Installiert wird dieselbe Anwendung. Die eingesetzte Lizenz bestimmt, welche Funktionen zur Verfügung stehen.

Suche in vorhandenen Ordnern

Mit dem Lite-Funktionsumfang durchsucht Doc2Archiv™ vorhandene Ordner und Laufwerke nach unterstützten Dokumenten. Die Dateien bleiben an ihren bisherigen Speicherorten. Eine SQL-Datenbank wird dafür nicht benötigt.

Diese Variante eignet sich beispielsweise, wenn Dokumente bereits sinnvoll abgelegt sind, aber eine übergreifende Volltextsuche fehlt.

Archivierung mit SQL-Datenbank

Mit dem vollständigen Funktionsumfang werden Dokumente und ausgelesene Inhalte in einer SQL-Datenbank verwaltet. Dadurch können Dokumente zentral archiviert und unabhängig von ihrer ursprünglichen Ordnerstruktur gesucht werden.

Je nach Infrastruktur kann die Datenbank auf einem einzelnen Arbeitsplatz, einem lokalen Server oder einem geeigneten zentralen System betrieben werden.

Unterstützte Dokumentarten

Doc2Archiv™ kann – abhängig von Inhalt und installierten Komponenten – unter anderem folgende Dokumentarten verarbeiten:

PDF-Dokumente
eingescannte und bildbasierte PDF-Dateien
Word-Dokumente
Excel-Dokumente
RTF- und TXT-Dateien
XML-Dateien
elektronische Rechnungen im Format XRechnung
ZUGFeRD-Rechnungen

Vor einem größeren Einsatz empfehlen wir, die im Unternehmen verwendeten Dokumenttypen mit der Testversion zu prüfen.

Typischer Arbeitsablauf

Dokumente oder zu überwachende Ordner auswählen.
Dateien und Dokumentinhalte einlesen.
Bildbasierte Inhalte bei Bedarf mit OCR erkennen.
Suchbare Texte und – im Archivierungsbetrieb – Originaldateien speichern.
Dokumente über Suchbegriffe wiederfinden.
Originaldateien aus dem Suchergebnis öffnen oder exportieren.

Die konkrete Einrichtung richtet sich nach Dokumentmenge, Ablagestruktur, Anzahl der Arbeitsplätze und eingesetzter Datenbank.

Datenbank und Betrieb

Für die Archivierungsfunktionen wird eine unterstützte SQL-Datenbank benötigt. Möglich sind insbesondere:

MariaDB
MySQL
Microsoft SQL Server beziehungsweise SQL Server Express

Welche Datenbank geeignet ist, hängt von der vorhandenen Infrastruktur und der geplanten Nutzung ab. Bei der Einrichtung und Konfiguration unterstützen wir Sie gern.

Für kleinere Installationen kann auf Wunsch auch ein vorkonfiguriertes Serversystem angeboten werden. Hardware und Ausstattung werden entsprechend dem aktuellen Bedarf zusammengestellt und individuell angeboten.

Testversion und Downloads

Doc2Archiv™ kann 30 Tage getestet werden. Ohne eingerichtete SQL-Datenbank können insbesondere die Suchfunktionen für vorhandene Ordner erprobt werden. Für den Archivierungsbetrieb muss eine unterstützte Datenbank eingerichtet und verbunden werden.

Installation

Geeignet für eine manuelle oder administrierte Windows-Installation:

Doc2Archiv™ installieren

Versionsinformationen anzeigen

HInweis für bisherige Anwender: Die bisherigen Bereitstellungsadressen bleiben erhalten, damit bereits installierte Anwendungen weiterhin nach Aktualisierungen suchen können.

Systemvoraussetzungen

Für den Arbeitsplatz empfehlen wir:

Windows 11 mit 64-Bit-System
x64-Prozessor
mindestens 4 GB Arbeitsspeicher
Bildschirmauflösung möglichst 1920 × 1080 Pixel
Microsoft .NET Framework 4.8.x
ausreichend Speicherplatz für Anwendung und Dokumente

Für die Archivierungsfunktionen wird zusätzlich eine unterstützte SQL-Datenbank benötigt. Die Anforderungen an Datenbankserver, Arbeitsspeicher und Speicherplatz richten sich nach Dokumentmenge und Anzahl der Arbeitsplätze.

Die Datenbank, die Dokumente und die Anwendungskonfiguration müssen regelmäßig gesichert werden. Doc2Archiv™ ersetzt kein eigenständiges Datensicherungskonzept.

Aufbewahrung und organisatorische Anforderungen

Doc2Archiv™ hilft bei der Erfassung, Suche und strukturierten Bereitstellung von Dokumenten. Welche gesetzlichen Aufbewahrungs-, Dokumentations- oder Verfahrensanforderungen für Ihr Unternehmen gelten, muss anhand des konkreten Einsatzes geprüft werden.

Die Software allein begründet daher keine automatische GoBD-Konformität oder rechtssichere Archivierung. Entscheidend sind auch Berechtigungen, Arbeitsabläufe, Datensicherung, Verfahrensdokumentation und die organisatorische Nutzung.

Lizenzierung

Installiert wird unabhängig vom Funktionsumfang dieselbe Anwendung. Die erworbene Lizenz legt fest, ob die Suche in vorhandenen Ordnern oder zusätzlich die datenbankgestützte Archivierung genutzt werden kann.

Die auf dieser Seite auswählbaren Varianten und Preise sind maßgeblich.

Nach dem Kauf wird die Lizenz anhand der Bestelldaten beziehungsweise Rechnungsnummer registriert und in der Anwendung aktiviert. Bei Fragen zur Aktivierung unterstützen wir Sie.

Einrichtung, Updates und Support

Wir unterstützen Sie bei:

Installation der Anwendung
Auswahl und Einrichtung der Datenbank
Verbindung der Arbeitsplätze mit der Datenbank
Festlegung der einzulesenden Ordner
Prüfung vorhandener Dokumenttypen
Einrichtung der Datensicherung
Schulung der Anwender
Updates und laufendem Anwendungssupport

Weitergehende Einrichtung, Datenübernahme oder individuelle Anpassungen werden nach Aufwand beziehungsweise auf Grundlage eines vorher abgestimmten Angebots ausgeführt.

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Häufige Fragen

Sind Doc2Archiv™ und Doc2Archiv™ Lite verschiedene Programme?

Nein. Es handelt sich um dieselbe Anwendung. Der verfügbare Funktionsumfang wird über die Lizenz festgelegt.

Benötige ich immer eine Datenbank?

Nein. Für die Suche in vorhandenen Ordnern ist keine SQL-Datenbank erforderlich. Für die zentrale Archivierung und Datenbankverwaltung wird eine unterstützte SQL-Datenbank benötigt.

Werden auch eingescannte Dokumente gefunden?

Doc2Archiv™ kann bildbasierte Dokumente mithilfe der OCR-Texterkennung verarbeiten. Die Erkennungsqualität hängt unter anderem von Auflösung, Lesbarkeit und Qualität der Vorlage ab.

Kann Doc2Archiv™ E-Rechnungen verarbeiten?

Ja. Elektronische Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD können in die Dokumentensuche und -verwaltung einbezogen werden.

Bleiben die Originaldateien erhalten?

Im Archivierungsbetrieb werden die Originaldateien zusammen mit den für die Suche benötigten Informationen verwaltet und können wieder geöffnet oder exportiert werden.

Welche Datenbanken werden unterstützt?

Vorgesehen sind MariaDB, MySQL und Microsoft SQL Server beziehungsweise SQL Server Express. Die konkrete Kombination sollte vor der Einrichtung abgestimmt werden.

Kann die Software 30 Tage getestet werden?

Ja. Die Anwendung kann vor dem Kauf 30 Tage getestet werden. Für das Erproben der Archivierungsfunktionen muss eine geeignete SQL-Datenbank eingerichtet sein.

Erhalte ich Unterstützung bei der Installation?

Ja. Wir unterstützen Sie bei der Erstinstallation und können die Einrichtung nach Vereinbarung per Fernzugriff begleiten.

Beratung zu Doc2Archiv™

Sie möchten prüfen, welche Lizenz zu Ihrem Einsatz passt, benötigen Hilfe bei der Datenbank oder möchten Doc2Archiv™ auf mehreren Arbeitsplätzen einrichten?

Beratung und Support anfragen ➔